Conseils pour rationaliser votre organisation

Conseils pour rationaliser votre organisation

19 septembre 2021 0 Par Valentina

L’efficacité, c’est la bonne personne qui fait les bonnes choses au bon moment. Cela augmente la capacité des employés et la compétitivité de l’entreprise. L’efficacité est la responsabilité de tous et un facteur important pour nous de prospérer sur notre lieu de travail.

Utilisez nos conseils pour rationaliser votre organisation. Les conseils sont développés dans un processus avec nos spécialistes du comportement et nos consultants en organisation.

Rationaliser votre organisation

Quiconque regarde autour d’un lieu de travail régulier peut facilement trouver des centaines de choses qui pourraient être améliorées pour un processus de travail plus efficace ; une liste qui peut être créée, une réunion qui peut être tenue ou une routine qui peut être clarifiée. Mais avant de vous concentrer sur le premier meilleur potentiel d’amélioration, il peut être important de réfléchir aux processus de votre entreprise qui sont l’essentiel. Concentrez-vous sur le travail d’amélioration qui vous aide vraiment à atteindre vos objectifs, et n’en restez pas là.

Focus sur les conditions de l’employé

Parfois, vous pouvez imaginer que ce sont les outils, les instructions et les listes de contrôle qui permettent à un lieu de travail de fonctionner et de fonctionner. Mais en réalité, ce sont toujours des gens de chair et de sang qui feront le travail. Alors que notre société passe de plus en plus rapidement de la production de choses à la collaboration en réseaux, les personnes deviennent de plus en plus importantes. Par conséquent, concentrez-vous toujours sur la manière dont chaque employé peut avoir des conditions optimales pour contribuer et se développer dans le travail.

Renseignez-vous sur des suggestions d’améliorations sur le lieu de travail.

Soyez clair en accueillant toutes les suggestions visant à améliorer l’entreprise. Beaucoup ont un document de proposition spécial ou une boîte de proposition, ou un point permanent à la réunion du personnel. Assurez-vous que toutes les suggestions reçoivent une réponse rapide et des commentaires clairs. Merci également pour les suggestions que vous, en tant que manager ou en tant qu’équipe de direction, ne choisissez pas d’aller de l’avant. Laissez le désir de développer faire partie de votre culture.

Clarifier les responsabilités et les rôles dans l’entreprise

Assurez-vous que tout le monde a une idée claire de qui est responsable des tâches et des processus importants, et que chacun fait ce qu’il fait le mieux dans la mesure du possible. Des responsabilités peu claires et le sentiment que ses compétences ne sont pas utilisé sont des causes fréquentes d’insatisfaction, de conflits et de problèmes de santé liés au stress. Créez une culture où les différences sont considérées comme une force. Pensez également à ce qu’est une taille de groupe optimale, à la fois pour les opportunités des managers de voir tous les individus et pour les opportunités de développer l’esprit d’équipe.

Suivi des arrêts maladie au travail

Les congés de maladie sont souvent une preuve claire de la performance de l’organisation. Surveillez régulièrement l’évolution de l’ensemble des absences à court et à long terme et analysez les raisons des augmentations et des diminutions. Envisager d’obtenir un soutien externe sous forme de coordonnateurs de réadaptation et de suivi statistique, ainsi que la possibilité d’un avis médical dans le cadre de la déclaration de maladie. Créez également des routines qui attirent l’attention du responsable sur des congés de maladie de courte durée accrue ou répétés pour un employé en particulier. Faites un suivi en posant des questions ouvertes et intéressées aux employés sur la santé, la satisfaction au travail et la vie en général.
Nous donnons une image de la façon dont le groupe fonctionne par rapport à un grand nombre d’autres groupes et mettons en évidence les problèmes sur lesquels le groupe doit travailler.

Agir tôt dès les signes de mauvaise santé au travail

Agir rapidement en cas de signes de mauvaise santé chez un employé ou dans un groupe. Plus l’intervention est précoce, plus la possibilité de réduire les congés de maladie est grande. Ceux qui reçoivent de l’aide à temps en cas d’arrêt de travail prolongé, d’absences répétées ou d’autres signes de mauvaise santé ont plus de chances de reprendre rapidement le travail. N’hésitez pas à demander une aide extérieure à un stade précoce.

Être positif face aux changements dans l’organisation

Assurez-vous que l’ensemble de l’organisation se caractérise par une attitude permissive où il est humain de faire des erreurs. Encouragez les employés à essayer de nouvelles façons de faire les choses. Utilisez des ballons de test : essayez d’abord à petite échelle, où le coût d’un échec est faible, puis augmentez la taille si le premier test s’est avéré concluant. Assurez-vous d’apporter un soutien clair et sans avertissement à toute personne qui raconte une erreur.

Tenir des réunions efficaces

Essayez de réduire le nombre de réunions. Raccourcissez celles qui restent à tenir à environ 45 minutes et réduisez si possible le nombre de participants. Assurez-vous qu’il y a toujours un objectif clair : s’agit-il de fournir des informations, d’inspirer, de demander des opinions, de générer des idées ou de prendre des décisions ? Normalement, chaque discussion doit être résumée par une réponse claire à la question « Quelle est la prochaine action concrète et qui en est responsable ? » Mettez-vous d’accord sur des règles de réunion simple, telles que conserver les heures de début et de fin et éteindre les téléphones portables. Maximisez le nombre de suggestions constructives en séparant les idées créatives des discussions et de la prise de décision.

Prévoyez d’utiliser le temps efficacement.

Beaucoup ont des emplois autonomes qui exigent une concentration élevée et des priorités constantes. Le travail se déroule souvent en parallèle dans plusieurs projets différents, et les « listes de choses à faire » peuvent être interminables. Encouragez les employés à partager des conseils sur la planification et l’utilisation efficace du temps, notamment la gestion des e-mails. Pensez également à inviter un conférencier ou un coach professionnel dans le domaine. Discutez des domaines dans lesquels vous devez faire attention à la qualité et quand « assez bon » peut s’appliquer.

Fixer des objectifs et des visions clairs pour le changement

Un bon manager fixe des objectifs clairs pour les processus de changement et indique la direction du voyage sous la forme de visions à long terme. Les changements sont souvent perçus comme menaçants et il est difficile d’éviter une période de résistance. Mais en expliquant ce qu’il faut faire concrètement et ce que vise le changement, les conditions augmentent pour que chacun puisse contribuer de manière constructive. L’information et le dialogue continus sont essentiels au succès. Pour plus des informations, découvrez le guide complet pour tout savoir sur la  solution RH  en entreprise.